מערכת erp – למי זה מתאים

מערכת erp – למי זה מתאים והאם חייבים להטמיע הכל?

מראש אציין, שנכתבו אינספור מאמרים וספרים בסוגיית מערכות erp, ואין בכוונתי לסתור תכנים מצוינים אלו. מטרתו של מאמר זה היא להגדיר-האם מערכת erp מתאימה לכל אחד והאם חייבים להטמיע את הכל? ראשית, נפנה לתרגום השם:

פירוש המונח הוא: Enterprise Resource Planning – שתרגומו: תכנון משאבים ארגוני. הרעיון הוא מערכת, שבמרכזה תכנון משאבים כללי על פי כלל המידע האגור בתוכה.

המידע הזה, שכאמור מצוי בתוך בסיס הנתונים, מוזן על ידי משתמשים רבים, כאשר כל אחד מהם רואה את העולם דרך משקפיים מקצועיים הממוקדים לתחום מוגדר, וכך:

• מנהל המחסן יראה את העולם לרוב על פי: מחסנים, מוצרים, אריזות ומיקומים, הובלות וגלי ליקוט
• מנהל הרכש רואה דרישות רכש, ספקים, זמני אספקה, מוצרים חליפיים, תיקי ייבוא, מחירונים ועוד
• מנהל השיווק רואה לקוחות, הסכמים, הזמנות לקוח, זמני אספקה, עלויות ייצור ומחירוני מכירה
• מנהל הייצור רואה מכונות, עצי מוצר, חומרי גלם, זמני מחזור, עומסים, תוכנית ייצור ופקודות עבודה

כולם רואים את כל המידע הנחוץ להם לעבודתם, גם אם מידע זה הוא נחלתו של משתמש אחר.

אם כל אחד יזין את מכלול המידע הנחוץ לו, כולל מידע, שלעתים, לא נחוץ לו ישירות, נוכל להשתמש בתכונות המתקדמות של המערכת לצורך תכנון הצטיידות, תכנון ייצור אופטימלי וצמצום מלאי למינימום הנדרש.

מאחר ותכנון זה דורש נתונים מכלל הפעילות הארגונית, הזמנת רכש תיוולד מדרישת רכש, שמקורה בריצת erp שמנתחת מלאי, זמני אספקה של ספקים, הזמנות שיווק, עצי מוצר ועוד. כך נקבל לקוחות מרוצים, מאחר וההזמנות יעמדו בזמן ללא "סיפורים", כמו גם ספקים נאמנים שלא יטורטרו בגלל חוסר תכנון.

בשורה התחתונה, יש לנו ארגון שפועל על פי תכנית, ולא על פי משברים. בטעות נהוג לכנות erp – כל מערכת המשלבת מספר תחומים ארגוניים תחתיה, אבל כפי שראינו, מערכת erp מאפשרת שילוב מידע רב-ממדי לקבלת החלטות ארגוניות ותכנון משאבים.

נחזור לשאלה הבסיסית ממנה התחלנו – למי זה מתאים?

באופן בסיסי, למפעלים וארגוני ייצור. המקור בא מהתעשייה, אבל גם ממי שמנהל ארגון הנדרש לבסס דו"חות והחלטות על פי מידע ארגוני רחב, ולאו דווקא נדרש לתכנון רב-משאבים.

נכון הוא לומר, שהפונקציה המתקדמת של תכנון לא תבוא לידי ביטוי, אבל התועלות של שימוש במערכת ארגונית אחת, שמאפשרת שפה ארגונית אחידה והפקת מידע תוצאתי לקבלת החלטות מתוך נתוני מקור – חשובות יותר מתכנון משאבים אופטימלי ויכולות להוות תשתית בסיסית ליישום תכנון בעתיד.

לראיה, ארגונים רבים המפעילים מערכות erp בהצלחה יתרה – דבר ששינה אצלם מקצה לקצה את רמת המידע הארגוני, אך לא הטמיעו את מודולי התכנון מסיבות שונות.

בסופו של יום, מערכת erp מחייבת את הארגון לעבוד בשיטות קבועות ובנוהלי עבודה מוגדרים, אוכפת תהליכים, אוזקת את ידי המשתמשים לשימוש בשיטת דיווח ויוצקת אמינות דיווח.

ארגון יכול להטמיע מודולים נבחרים מתוך מערכת erp ולהטמיע אותם כהלכה, כמו גם להשאיר מודולים אחרים להטמעה עתידית, או מחוץ למערכת בכלל. ניתן אם כך, להשיג תועלות רבות משימוש במערכת erp, גם אם מטמיעים אותה באופן חלקי.

הטמעה מדורגת של מערכת erp, מאפשרת לבנות תשתית מתפתחת, אשר תלווה את הארגון לאורך גדילתו. לסיכום, התועלות הארגוניות של הטמעת מערכת erp הן רבות, גם אם זו איננה מוטמעת במלואה.

מחלקת מערכות המידע של genie מזמינה אתכם להתייעץ איתנו בהקמת או בניית מערכת erp והטמעתה בארגון. לשאלות ולהתייעצות, ניתן לפנות אליי ישירות במייל: moshe@genie.co.il.