פרויקט מערכות מידע

החלפת מערכת מידע היא מהלך מורכב, הדורש התארגנות נכונה וליווי מקצועי. אין כאן קיצורי דרך, וכדי לעשות זאת נכון, אין ברירה אלא לעבור מספר שלבים קבועים:

• ניתוח מערכות מידע רצויות
• חיפוש חלופות מערכת מידע
• בחירת מערכת מידע
• משא ומתן
• פרויקט הטמעה – הטמעת מערכת מידע

ניתוח מערכות מידע

לפני שבודקים מה קיים בשוק התוכנה, יש להגדיר את הצרכים והרצונות העסקיים. יש לזכור, שתפקיד התוכנה הוא לעזור לקיים את התהליכים העסקיים של הארגון, ולא להיפך. על מנת להגדיר את דרישות וצורכי הארגון, אנו משתמשים בכלי של ניתוח מערכת מידע. ב-genie אנו מבצעים ניתוח מערכות על פי נוהל מפתח, ועובדים על פי השלבים הבאים:

• יעדים – מהם יעדי הארגון, הבעיות, האסטרטגיה העסקית, הציפיות והיכולות?
• יישום – תהליכי הליבה העסקיים; כיצד הארגון פועל וכיצד הוא רוצה לפעול, הבנת צרכיו ורצונותיו
• טכנולוגיה – מהן התשתיות הקיימות, ומהי הטכנולוגיה הזמינה לכך?
• מימוש – כיצד נממש את הפתרון המיוחל, איך נטמיע ונדריך אותו, ממה נצטרך להיזהר?
• עלויות – מבנה העלויות, תוכנה, חומרה, הדרכה, יישום, אחזקה, שירות ועוד

בסיום תהליך ניתוח מערכות המידע, עומד לרשות הארגון ניתוח מושלם למערכת מידע המתאימה לו בדיוק.

חיפוש אחר חלופות
כעת אפשר להתחיל ולחפש את כלי התוכנה המתאים, ולכך נקדיש מחשבה רבה.

מאחר ונפנה למספר ספקים, חשוב שנבנה מסמך המדבר בשפתם, וכזה שכולם גם יענו עליו באופן דומה. מסמך מסוג זה, נקרא: RFP, ומשמעותו היא: בקשה להצעת מחיר. את המסמך מפיצים אל הספקים הרלוונטיים, שמהם  מתקבלות תגובות לגבי יכולת עמידתם בבקשות ובדרישות. לאחר מכן, מתקבלת הצעת מחיר הכוללת את כל מרכיבי הפרויקט. כיוון שהכרחי הדבר לבדוק לעומק מה כל ספק כתב, למה התכוון ולמה לא, אנו עורכים השוואה מקיפה לצורך בדיקת מערכת המידע הרצויה לנו.

בחירת מערכת מידע

את תשובות הספקים אנו פורסים בטבלאות השוואה, ולאחר מכן מבצעים פעולה הנקראת: ניתוח עלות תועלת, שלאחריה ניתן יהיה לראות מי העדיפה מבין הצעות הספקים.

השלב הבא הוא בחירת מערכת מידע. הלקוח צריך לבחור את המערכת שלו, ואנו כאן כדי לסייע לו. לכן, מתקיימות מצגות ממוקדות של הספקים, מתארגנים ביקורים אצל לקוחות המפעילים את התוכנות הפוטנציאליות, כשבנוסף, אנו מקיימים דיונים פנימיים בנושא. בסופו של יום, מתקבלת החלטה על סדר המשא ומתן – כלומר, מי הספק המועדף הראשון ומי האחרון. כך מתבצעת אצלנו בחירת מערכת המידע.

משא ומתן עם ספקים

משא ומתן עם ספק תוכנה הוא לא רק מהלך פיננסי כספי; המשמעות המעשית של המשא ומתן היא: מה יקבל הלקוח, באיזה מחיר, איך יוטמע הפתרון, מהם התנאים בהם מחויב הספק לעמוד, כיצד תתוחזק המערכת בעשר השנים הקרובות, מה יקרה במידה והספק יירכש על ידי חברה אחרת ומה יקרה אם המערכת תתקלקל.

השלב הזה מביא לידי מיצוי את כל העבודה שהוקדשה בניתוח, בהצעות המחיר ובבחירת החלופה. לא פעם, אנו עדים לכך שכל המאמץ יורד לטמיון, בשל התמקדות רק בסוגיית המחיר ולא בסוגיות התוכן. בג'יני, אנו מלווים את כל תהליך המשא ומתן, כשאנו עומדים יחד איתכם, עבורכם ולטובתכם. תהליך המשא ומתן יכול להימשך כחודשיים ואף יותר מכך; תהליך כזה יכול להיפסק ולהתחיל עם הספק הבא. בכל מקרה, תוצאת השלב הזה היא חתימה על הסכם חוזה המחייב את שני הצדדים, ולכן מבצעים אותו בזהירות ובקפדנות.

פרויקט הטמעת מערכת מידע

כלקוחות, פרויקט ההטמעה צריך להביא אתכם למצב בו אתם מצליחים ליישם את הפיתרון שבחרתם עבור החברה שלכם.

המשפט האחרון ממש לא ברור מאליו. לכל ארגון יש את הקצב והבעיות שלו, המשימות השוטפות מולן הוא ניצב וצוות עובדים הרגיל לעבוד באופן מסוים. למרות כל אלה, אנו רוצים להחליף הרגלים קיימים.

לא שכחנו שיש גם בית תוכנה, שבא להטמיע את המערכת ומתייצב מול בעיות הדורשות פתרונות מטעם הארגון. שלא נטעה לרגע; התקנה, שינוי, החלפה או שדרוג מערכות מידע, הם שינוי ארגוני, ולכן אינם ברורים מאליהם. על מנת להתייצב מול כל המשימות הפנימיות והחיצוניות, אנו בג'יני מקימים מנהלת פרויקט, אשר נפגשת באופן קבוע ומתמודדת בזמן אמת עם כל ההחלטות והאירועים הנקרים בדרך ההטמעה. באופן זה, אנו מצליחים לנווט את המהלך באופן מדוד ומבוקר – לפסים של הצלחה בפרויקט הטמעת מערכת מידע.

איך מתנהל פרוייקט החלפת מערכות בג'יני

לסיכום
מערכת מידע היא צורך של ארגונים להתמודדות יעילה בשוק תחרותי. בחירת המערכת, כמו גם ניתוח מערכות מידע נכון והובלת הארגון לשימוש בה, הi משימות לא פשוטות, הדורשות ידע מקצועי וניסיון. ב-genie, אנו מחזיקים בידע, בכלים ובניסיון, ומעמידים אותם במלואם לרשותכם.